Cinq Conseils pour économiser l'aide de l'ordinateur pour la gestion de l'information

Tout le monde est à la recherche de plus de temps pour faire les choses qu'ils veulent et ont besoin de le faire. Une façon d'accomplir o plus de temps à consacrer moins de temps aux tâches qui pourraient être faites mieux et plus facile en utilisant une autre méthode. Par exemple, en utilisant un ordinateur à bon escient peut réduire considérablement le temps passé à chercher des renseignements ou à faire des tâches répétitives. Presque tout le monde a accès à un ordinateur et la plupart des ordinateurs ont un ou plusieurs demandes de gagner du temps disponible. Voici quelques idées sur la façon dont l'ordinateur peut gagner du temps.

1. Utiliser des tableurs pour faire des listes, de construire des budgets et suivi de plusieurs éléments.

Les tableurs sont des fonctions intégrées pour aider à rendre les mathématiques plus facilement sans calculatrice. Si les fonctions de base de données sont utilisés aussi, les informations stockées dans la feuille de calcul peut être vu de plusieurs manières.

2. Utilisez des formulaires normalisés et des listes de contrôle pour le travail et la planification qui est répétitif.

Cela économise du temps car une partie de la pensée est sorti du processus. Au lieu d'essayer de se souvenir de tout, les actes de formulaire ou de liste de contrôle comme une invite pour les informations nécessaires.

3. Utiliser le courrier électronique au lieu du téléphone pour gagner du temps et accroître la précision.

Indiquant ce qui est nécessaire ou donner le message dans un courrier électronique est plus rapide que de décrocher le téléphone et de jouer tag téléphone ou en laissant un message vocal non planifiée. Il donne aussi l'occasion de vérifier l'orthographe et réviser le texte avant de l'envoyer pour éviter toute confusion possible.

4. Utiliser une base de données de gestion des contacts pour consulter rapidement des informations clés sur les gens.

Contactez bases de données de gestion des informations d'adresse, des notes et des capacités de rappel pour garder en place avec les clients, les fournisseurs et autres personnes clés. La plupart des e-mail ou outils de calendrier ont construit dans le mini-base de données appelée contacter un carnet d'adresses, ce qui permet d'économiser du nom et e-mail ID. Beaucoup comprennent également le numéro de téléphone, société, titre, et les zones où d'autres données peuvent être saisies. En utilisant une base de données de contact réduit le temps nécessaire pour créer des e-mails et évite les fautes de frappe.

5. Utilisez des lettres types dans une application de traitement de texte afin de réduire le temps consacré à l'élaboration des communications similaires.

En créant la forme des lettres temps passé à envoyer le même type de lettres, mémos, courriels et peut être considérablement réduit. Si l'application dispose d'un utilitaire de fusion, il peut également être en mesure d'ajouter des noms et d'autres données dans des documents imprimés en utilisant une base de données de gestion des contacts ou une table de données. Également utiliser la grammaire et la vérification orthographique des messages avant de copier / coller dans ou en envoyant un outil de messagerie. Pour les courriers électroniques où une application de traitement de texte n'est pas disponible, enregistrer le courrier électronique standard dans le "projet" du dossier, puis il suffit de modifier les informations de clé avant de cliquer sur envoyer.

S'il est difficile de savoir ce que fait une application, essayez d'utiliser la fonction «Aide» qui se trouve généralement sur la barre de menu en haut de l'application. Si la formation en informatique est nécessaire à l'aise sur l'utilisation des outils mentionnés, alors investir le temps à bon escient en prenant un cours ou lire un livre. Il peut prendre un certain temps, mais commencent à explorer les options sur ordinateur pour utiliser à bon escient le temps peut être la meilleure option pour l'amélioration de la gestion du temps dans le futur.

La prochaine fois avant de rechercher des informations, vérifiez que l'ordinateur et voir lequel de ces quelques idées sont disponibles. Ensuite, trouver plus de temps pour accomplir les choses souhaitées et nécessaires en passant moins de temps sur des tâches répétitives qui pourraient être faites mieux et plus facile à l'aide de l'ordinateur. Rappelez-vous, ne laissez pas le temps disponible soit perdu chaque fois qu'il ya une autre méthode pour essayer....